outlook 使用中的幾個(gè)技巧

outlook 使用中的幾個(gè)技巧

　　電子郵件比特快專遞和郵寄要快得多，一般幾分鐘或幾個(gè)小時(shí)就可到達(dá)。與郵局、特快專遞和傳真相比大大地節(jié)約了費(fèi)用。因此，越來(lái)越多的人開(kāi)始選擇使用電子郵件與別人進(jìn)行聯(lián)系和交流，以提高實(shí)際的工作效率。但不可否認(rèn)的是，我們?cè)谙硎茈娮余]件給我們帶來(lái)迅速方便的同時(shí)，也或多或少地受到一些困惑，例如發(fā)送大容量信件的時(shí)候，速度非常緩慢，或者根本無(wú)法直接發(fā)送大容量信件。對(duì)這樣的問(wèn)題，我們?cè)摬扇∈裁崔k法，來(lái)盡量提高大容量信件的發(fā)送速度呢？下面筆者就把自己在實(shí)踐中的一些使用技巧整理成文，僅供大家參考。

　　一、讓普通郵件成為掛號(hào)信

　　如果待發(fā)的大容量信件非常重要，而且要在指定的時(shí)間內(nèi)發(fā)送給接收者，單純發(fā)一封普通的信件說(shuō)不定還不能達(dá)到目的，由于目前網(wǎng)絡(luò)帶寬的問(wèn)題，信件丟失是一件很正常的事情，那么如何才能確保重要信件準(zhǔn)確地被傳送到收件人手中呢？有人通過(guò)重復(fù)寄發(fā)，利用不同的信箱寄發(fā)等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，但這樣的方法效率很低。現(xiàn)在Outlook升級(jí)以后，我們就可以把普通郵件變成掛號(hào)信了，從而可以準(zhǔn)確高效地把信件發(fā)送到對(duì)方手中。其具體的實(shí)現(xiàn)步驟為：首先打開(kāi)Windows Me中的Outlook啟動(dòng)界面，接著用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的工具菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇選項(xiàng)命令，在彈出的選項(xiàng)對(duì)話框中選擇“回執(zhí)”標(biāo)簽，接著我們就可以看到一個(gè)與回執(zhí)有關(guān)的標(biāo)簽界面，在該界面中我們可以發(fā)現(xiàn)，回執(zhí)功能只有在對(duì)方收到了我們的郵件并打開(kāi)以后才發(fā)揮作用，如果我們發(fā)出的郵件有回執(zhí)要求，對(duì)方即可作出相應(yīng)的答復(fù)。這就類似于我們寄發(fā)了掛號(hào)信，要收信人看信并簽字畫(huà)押后再寄回回執(zhí)。只要收到回執(zhí)，就說(shuō)明自己的郵件已經(jīng)送達(dá)并且對(duì)方已經(jīng)看到了，至于具體的回復(fù)與否就看郵件的具體內(nèi)容、要求和對(duì)方的理解了。

　　二、自動(dòng)添加地址

　　通訊簿可大大提高郵件地址輸入速度和準(zhǔn)確性，為此，Outlook Express可將地址加入通訊簿。如果我們要有選擇地進(jìn)行添加，可打開(kāi)收到的郵件，用鼠標(biāo)單擊“工具”→“將發(fā)件人添加到通訊簿”。

　　如果你要對(duì)所有回復(fù)郵件地址進(jìn)行添加，只需單擊“工具”→“選項(xiàng)”命令，選中“發(fā)送”選項(xiàng)卡中的“自動(dòng)將我的回復(fù)對(duì)象添加到通訊簿”，此后所有通訊簿中沒(méi)有的E-mail地址均被加入通訊簿。

　　三、選擇出口速度快的ISP

　　我們?cè)诎l(fā)送郵件時(shí)，可以在任何一臺(tái)連接到因特網(wǎng)上的主機(jī)上進(jìn)行，不過(guò)因特網(wǎng)上每臺(tái)主機(jī)訪問(wèn)和瀏覽信息的速度都不相同，如果我們連接到的ISP出口帶寬比較寬松，那么所有連接到該ISP上的主機(jī)訪問(wèn)信息的速度就可能很快，相反如果計(jì)算機(jī)是與一家出口速度很慢的ISP連接的，那么使用這臺(tái)計(jì)算機(jī)來(lái)發(fā)送信件或者是進(jìn)行其他形式的訪問(wèn)時(shí)，速度將很緩慢。

　　四、最好使用ISP郵箱發(fā)送大容量信件

　　由于大容量信件發(fā)送的時(shí)間可能會(huì)很長(zhǎng)，如果使用一家免費(fèi)電子郵件來(lái)發(fā)送大容量信件時(shí)，可能需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能完成，一旦在郵件發(fā)送的過(guò)程中遇到信息堵塞的情況時(shí)，就可能發(fā)送不出去，這樣就有可能使已經(jīng)發(fā)送出去的信息也“一同無(wú)效”。那么怎樣才能有效地防止大容量信件在傳送的過(guò)程中出現(xiàn)中途掉線現(xiàn)象呢？一般來(lái)說(shuō)，我們?cè)诎l(fā)送郵件時(shí)，可以將發(fā)送信件的服務(wù)器設(shè)置為自己的ISP的郵件服務(wù)器，這樣我們就可以確保大容量信件能直接快速地被傳送發(fā)件服務(wù)器上，然后再通過(guò)發(fā)件服務(wù)器把郵件轉(zhuǎn)發(fā)到指定的信箱中，筆者經(jīng)過(guò)試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，這種方法能明顯改善發(fā)件速度。

　　五、將大容量信件進(jìn)行壓縮

　　在帶寬一定的情況下，傳送的信息容量越小，傳輸?shù)乃俣染蜁?huì)越快，反之如果發(fā)送的郵件信息量越大，發(fā)送和接收郵件的時(shí)間就越長(zhǎng)，且每個(gè)郵箱的最大容量可能還會(huì)受到限制，因此在發(fā)送之前最好將郵件壓縮。我們可以先用WinZip等壓縮軟件對(duì)郵件的附件進(jìn)行壓縮，然后把壓縮后的附件按照常規(guī)的方法發(fā)送出去。

　　六、拆分大容量信件

　　如果大容量信件在用專用的壓縮軟件壓縮之后仍然很大，這時(shí)可以將大容量信件進(jìn)行拆分處理，讓一個(gè)郵件分解成幾部分傳送出去，以防止傳送時(shí)前功盡棄。在拆分時(shí)，我們既可以使用諸如FileSplit的專用工具來(lái)將大件分割成小的郵件分期發(fā)送，也可以使用Outlook Express中的內(nèi)置分割功能來(lái)實(shí)現(xiàn)拆分功能，具體操作方法是：在郵件收發(fā)界面中，用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“工具”/“帳戶”命令，然后選擇“屬性”命令，隨后程序?qū)⒊霈F(xiàn)一個(gè)屬性對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇“高級(jí)”標(biāo)簽，并在該標(biāo)簽下選擇“發(fā)送”下的拆分郵件，并設(shè)置好拆分的最小單位，這樣就可以實(shí)現(xiàn)在發(fā)送大容量信件時(shí)分批將郵件發(fā)送出去的功能了。

　　七、盡量使用文本方式來(lái)發(fā)送信件

　　如前面所述，由于網(wǎng)絡(luò)傳輸速度很慢，發(fā)送大容量信件不是一件容易的事情，可能會(huì)出現(xiàn)掉線的現(xiàn)象。為了避免這種麻煩，我們?cè)诰帉?xiě)郵件時(shí)，應(yīng)該采取文本方式，盡量縮寫(xiě)郵件尺寸的大小。設(shè)置郵件的發(fā)送格式時(shí)，我們可以按照如下步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)：首先打開(kāi)郵件收發(fā)程序，用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“工具”/“選項(xiàng)”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“發(fā)送”標(biāo)簽，在隨后出現(xiàn)的標(biāo)簽頁(yè)面中，將“郵件發(fā)送格式”選項(xiàng)選中就可以了。

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