ERP：流程 規(guī)范 文化

　　一個傳統(tǒng)機械制造企業(yè)的總經(jīng)理，對ERP有這樣深刻的認(rèn)識，令筆者感到有些驚喜。

　　Z.H.機械公司是一個典型的機械制造業(yè)的中小企業(yè)，近幾年得益于整體經(jīng)濟環(huán)境創(chuàng)造的機會，產(chǎn)銷規(guī)模迅速擴大。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，作為一個經(jīng)營者，Z總經(jīng)理在上ERP項目之前感覺到當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展和管理現(xiàn)狀存在著一些比較嚴(yán)重的問題，傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實的生產(chǎn)經(jīng)營管理要求。用Z總經(jīng)理自己的話說：“Z.H.公司這樣一個產(chǎn)值規(guī)模接近3個億的企業(yè)，原先業(yè)務(wù)部門之間的交流溝通方式落后，生產(chǎn)經(jīng)營方面的數(shù)據(jù)采集不及時、不準(zhǔn)確，公司高層很難及時了解公司的成本、盈利、資金周轉(zhuǎn)效率等數(shù)據(jù)。企業(yè)各個業(yè)務(wù)處理操作過程中的經(jīng)驗式操作非常普遍，不規(guī)范的操作經(jīng)常導(dǎo)致一些經(jīng)常性、重復(fù)性的錯、漏、誤、差;企業(yè)經(jīng)營者和管理者都不能及時了解到相關(guān)的、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展埋下了重大隱患”。盡管Z總經(jīng)理沒有具體說到他們企業(yè)曾經(jīng)面臨的困難和問題，但鋼材等原材料價格的不斷攀升、客戶個性化需求越來越多、快速發(fā)展導(dǎo)致的產(chǎn)能瓶頸凸現(xiàn)、委外業(yè)務(wù)增多、各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)協(xié)同的要求越來越高，等等，對所有機械制造企業(yè)來說都增加了經(jīng)營和管控的難度。Z.H.公司之前在生產(chǎn)經(jīng)營方面的管控主要依靠中高層管理者的經(jīng)驗，有了錯漏異常通常也是通過調(diào)度的方式進行處理、解決，實際存在的業(yè)務(wù)處理流程效率高低主要依賴于中層管理者、或關(guān)鍵崗位人員的工作熱情和積極性，很多中層管理者幾乎沒有流程的概念，都是抱著“本來就是這樣的、原來就是這樣的”的想法，出了問題也很容易出現(xiàn)沒有人負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象。Z總經(jīng)理幾年前從他父親手上接手Z.H.公司之后，用他曾經(jīng)學(xué)習(xí)過的管理知識、管理理論來審度企業(yè)的經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)流程，很快就發(fā)現(xiàn)了以上問題。于是他想到了要用ERP這一管理工具，來構(gòu)建新的經(jīng)營管理平臺，希望通過管理方面的創(chuàng)新，改革科層制架構(gòu)為組織特征的傳統(tǒng)經(jīng)驗管理模式，自上而下地貫徹現(xiàn)代企業(yè)的管理理念，建立以業(yè)務(wù)處理流程為導(dǎo)向的企業(yè)管理新思維。要通過提升業(yè)務(wù)處理流程的效率、增加業(yè)務(wù)操作的規(guī)范，來減少誤差、浪費和低效，從而提升Z.H.公司的核心競爭能力。

　　Z.H.機械公司選擇并實施U8-ERP系統(tǒng)，化了不到一年的時間，取得了很好的實施成效。在Z總經(jīng)理眼中，Z.H.公司的ERP系統(tǒng)實施給了他三個很重要的經(jīng)驗。首先，ERP系統(tǒng)的上線和有效運行，只有管理理念的宣導(dǎo)和系統(tǒng)操作的培訓(xùn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須制定嚴(yán)格的操作規(guī)范，并保障執(zhí)行，以保證基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確錄入。要使企業(yè)的管理者和員工都意識到：每個業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)的結(jié)果都可能會影響到整體流程的運行效率。于是對于不規(guī)范的操作和環(huán)節(jié)要毫不留情的進行處罰，并要有相應(yīng)的管理配套來防止類似事情的再發(fā)生。Z.H.公司曾經(jīng)經(jīng)歷了三次上線，前兩次都是因為管理和規(guī)范執(zhí)行不到位而失敗，有一些員工也因承受不了壓力而辭職或被辭退。

　　其次，剛開始實施ERP系統(tǒng)的時候可能會在某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)增加工作量，比如，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的梳理和錄入工作需要大量的人手來完成，所以可能會遇到很多管理者和員工的不理解和異議，因為增加了成本。但完整、規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對ERP系統(tǒng)的正常運行是非常重要的，數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的新鮮血液，一旦基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整了，業(yè)務(wù)流程順暢了，操作也熟練了，就會發(fā)現(xiàn)原來很多數(shù)據(jù)是有邏輯的、或自動產(chǎn)生的、或方便整合的，所以總體上的業(yè)務(wù)操作人數(shù)和工作量是下降的。比如：原來倉庫管理上線時有7個人做ERP系統(tǒng)出入庫及報檢操作，等ERP系統(tǒng)正常運行后只要3個人就可以了，比未上線前還少了一個人。

　　第三，ERP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)處理過程的控制是非常嚴(yán)格的，但前提是規(guī)范操作。ERP系統(tǒng)上線不難，難的是嚴(yán)格按照規(guī)范去進行業(yè)務(wù)處理，因為ERP系統(tǒng)在很多方面要求我們改變傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理習(xí)慣，要變?nèi)酥螢榉ㄖ危�由�?jīng)驗式管理變?yōu)榱鞒淌焦芸兀�所以良好的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范的操作習(xí)慣對有效實施ERP系統(tǒng)是非常重要的。而良好的流程和規(guī)范的操作又是企業(yè)文化的重要組成部分。

　　Z總經(jīng)理也高度評價ERP系統(tǒng)對Z.H公司業(yè)務(wù)流程和規(guī)范操作的作用，他說：“ERP系統(tǒng)對流程設(shè)置比較完善，要求我們嚴(yán)格按照現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行操作，有效地減少了業(yè)務(wù)處理過程中的經(jīng)常性、重復(fù)性錯漏。Z.H.公司目前能夠做到從接收訂單到報價、BOM搭建、計劃派工、采購、領(lǐng)料、出入庫的全流程跟蹤、管控，以及成本的基本有效控制;能夠及時導(dǎo)出我們所需的數(shù)據(jù)，從而分析目前存在的問題;能夠掌握企業(yè)的損耗、盈利等數(shù)據(jù)，庫存也實現(xiàn)了從不可控制到很明顯的下降。接下來的目標(biāo)是要做到對每一個訂單、每一個產(chǎn)品的每項成本進行及時、準(zhǔn)確地歸集和統(tǒng)計核算”。Z總經(jīng)理認(rèn)為Z.H.公司ERP系統(tǒng)的初步成效，達到了他當(dāng)初設(shè)想的“流程、規(guī)范”的要求，同時也認(rèn)為：隨著ERP項目的深入實施，以及對企業(yè)流程和操作規(guī)范的持續(xù)改善，一定可以為Z.H.公司的企業(yè)文化建設(shè)帶來良好的結(jié)果。

　　“流程、規(guī)范、文化”也確實是企業(yè)ERP系統(tǒng)有效實施的一種有高度的概括。

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