內部審計參與ERP管理探析

　　一、ERP管理對內部審計工作的影響

　　ERP系統實施后，改變了企業的經營管理模式和業務流程，因而必然帶來審計工作的變化。實施ERP系統對企業內部審計工作的影響主要體現在以下幾個方面：

　　(一)企業內部審計環境發生了變化

　　首先，企業管理流程的優化使內部控制發生了變化。信息技術的應用使企業的內部經營管理發生了質的變化，企業所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網絡、面向軟件應用的要求進行了重組，相當一部分的內部控制點已建立于系統的應用程序中，由計算機自動執行各種檢驗、核對、判斷、監督以及對系統各功能實用的權限控制等;其次，傳統的審計線索消失。在手工會計中，憑證、賬簿等審計線索主要是反映在書面上的，審計人員可利用這些書面材料從原始憑證查起，通過對報表之間、報表與賬簿之間會計數據的勾稽關系審查憑證賬簿所反映的經濟內容的合法性與業務處理的正確性。而實施ERP系統后，這些傳統的審計線索可能會部分或完全消失，取而代之的是存有電子數據處理信息的硬盤、軟盤等。

　　(二)企業內部審計內容與審計重點發生了變化

　　首先，針對ERP系統的安全審計越來越重要。安全審計是對企業所使用的系統、程序及所實施的經營活動的安全性進行的一種正規檢查和復核。在ERP系統中，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，發生在原有手工會計系統中的計算或過賬錯誤的機會相應減少了。但如果ERP系統的應用程序出錯或被人為纂改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關的會計事項，錯誤的結果將十分嚴重。因此，在ERP環境下，審計內容更加廣泛。其次，在ERP系統環境下企業各部門所依據的是同一數據庫提供的信息，信息錄入的某一環節出現錯誤，將會產生連鎖反應。所以原始資料成為審計的重點。其內容包括經濟業務本身的合法性和真實性、原始憑證錄入工作的準確性。因此審計工作應由事后評價向事前防范轉變，合規審計向風險審計轉變。

　　(三)企業內部審計技術發生了變化

　　在手工會計條件下，對會計資料的審計一般采用審閱、核對、分析、比較和函證等方法。這些審查工作都是由人工執行的。在ERP系統環境下，由于大量的證據都存儲在肉眼看不到的存儲介質上，對這些證據，審計人員只能利用計算機技術進行取證。計算機輔助審計技術是必不可少、效率更高的審計技術。審計人員要對計算機管理系統的處理和控制功能進行審查。此項審計常要利用計算機輔助審計。此外，在ERP環境下，由于缺乏紙性的審計線索，審計人員不得不使用計算機跟蹤電磁性的審計線索。離開了計算機，審計人員根本無賬可查。利用計算機可以更快速、更有效地對電磁化的經濟信息進行抽樣、檢查、核對、分析、比較和計算，能有效地提高審計效率、擴大審查范圍、提高審計質量。

　　(四)企業內部審計人員素質要求發生了變化

　　實施ERP系統后，龐大的信息實現了高度集成與共享，加之ERP環境比傳統會計系統更為復雜，審計對象也更廣泛，內部審計只依靠原有的知識和技能無法勝任對ERP系統環境的審計工作。因此，內審人員除了要具有過硬的業務素質外，還應能理清ERP各個子系統數據的來龍去脈，掌握ERP系統的使用平臺和網絡環境，熟悉數據庫技術，才能很好地理解企業的經營管理活動與系統的各項功能設置，才能全面地把握審計的總體情況并對內部控制進行有效的評價。

　　二、內部審計參與ERP管理的意義

　　實施ERP系統對企業內部審計工作的意義主要體現在以下幾個方面：

　　(一)有效防范ERP系統帶來的風險

　　ERP的實施能給企業帶來信息和管理上的優勢，但處理不好也可能給企業帶來各種負面效應。如果內部審計部門能積極地參與到ERP實施的整個過程，既有利于項目的成功實施，也有利于內部審計工作的開展和深化。一般而言，ERP的實施會在很短的時間內變動工作程序、組織機構和應用技術，這樣會給企業帶來一定的風險，而擅長于風險方面管理的內部審計部門參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。

　　(二)有助于決策者對ERP系統的相關決策

　　由于內部審計部門更了解企業經營狀況，他們在風險和控制方面的專長可幫助決策者決定ERP系統是否合理以及哪個軟件更合適，可以了解本企業ERP系統運行的特點和缺陷。從而幫助決策者及時發現問題，降低風險。如內部審計部門可以幫助詢問有關風險方面的問題，關于或有事項、可供利用的資源、成本、新軟件對經營過程的適合之處、內部審計的地位和控制等，而這些在ERP項目計劃階段都顯得很重要。ERP系統中一般包括了許多內部設置的控制措施，但這些措施的實施都要發生成本，內部審計人員的適當參與可以考慮到每一項控制可達到什么樣的目的，能否實現控制風險的目標。

　　(三)有助于設計未來的審計計劃和程序

　　ERP系統的實施會影響內部審計部門將來的工作，如果內部審計部門積極地參與到實施的整個過程，就有助于設計未來的審計計劃和程序。在系統初建時期留下充分的審計線索，便于以后追溯復驗各項交易，內審人員可以借助計算機系統高速準確的特點及相關審計軟件的專業優勢，提高內部審計工作的及時性、隱蔽性和準確性。

　　(四)有助于各職能部門和各管理層受托責任的有效履行

　　隨著現代企業治理結構的完善和內部管理的加強，內部受托責任將逐漸明確并呈現出多級化的趨勢。在這種情況下，獨立于職能部門之外的內部審計業務向非財務領域拓展，有助于各職能部門和各管理層次受托責任的有效履行，從而保持穩定的企業收益，達到企業整體受托責任的經營目標。

　　三、內部審計參與ERP管理的方式

　　要想更好的實施ERP系統，必須建立合法、有效、安全的企業計算機網絡信息系統，要建立這樣的信息管理系統，就需要內部審計極地參與到ERP的開發和實施過程中來。本文認為，內部審計工作可以在以下幾個方面參與ERP的實施。

　　(一)對ERP系統的開發進行事前、事中的監督和審計

　　內部審計人員應以內部控制專家的身份參與ERP系統開發過程中的各項活動，在系統開發的各個階段，專職審計人員要主動介入，著重審查：(1)系統的可行性;(2)系統經營業務和財會處理功能的正確性和合法性;(3)系統程序控制與管理功能的合理性與有效性;(4)系統的可審性(留下充分的審計線索);(5)系統測試的全面性和恰當性;(6)系統文檔資料的完整性;(7)系統的可擴展性。通過事前與事中審計，盡早發現系統的問題，及時提出改進的建議，把好系統質量第一關;為審計人員今后對系統的處理和審計打下基礎。同時，內部審計人員還應及早參與到計算機系統的實施過程。審計人員可在系統分析階段根據ERP環境下審計的特點，對此系統提出審計方面的需求：(1)在系統中建立監控程序(又叫嵌入審計程序)，建立審計跟蹤文件，以便計算機能對一些敏感和重要環節實行實時監控，把異常的情況自動記入審計文件，以便審計人員審查。(2)在系統中建立審計子系統，提供審計程序、審計工具和審計檔案庫，以便審計人員進行網上審計。隨著ERP管理的實施，此項審計越來越重要。

　　(二)對計算機信息系統的功能與控制審計

　　在ERP環境下，手工條件下的賬賬核對、賬證核對、賬表核對等重要的審計工作在ERP環境下將失去意義。因為在計算機信息系統中，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿、會計報表等只是系統中的同一個數據庫，同一數據的共享是它的重要特征。這些會計信息的正確與否首先確定于計算機信息系統功能的正確性，因此有必要對系統的功能進行審計。對系統功能的審計目標包括：(1)審查驗證系統對各項業務處理的合法性、正確性和可追索性。(2)審查系統程序控制功能的恰當性和有效性。因為系統的應用程序有被篡改而不留痕跡的特點，所以即使系統開發時進行過審計，但仍有必要對投入使用后的系統功能進行再審。審計人員可以用測試數據法、整體檢測法、嵌入審計程序法等方法對系統功能進行審查。在ERP環境下，系統提供信息的可靠性除決定系統的功能外，還決定于系統的操作和內部控制。沒有健全的內部控制，系統的程序和數據都可能隨時被人篡改。ERP的應用，改進了企業的管理模式，但同時也增大了內部控制的風險，因此，審計人員應當以經營質量審計和風險審計為導向，密切關注企業內控制度中可能存在的控制漏洞，防止并及時發現和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護企業財產完整。在ERP環境下，企業的內部控制包括程序化的控制和要求員工執行的管理制度。程序化的控制編寫在系統應用程序中，可在系統功能審計中審查。無論網絡化程度有多高，系統還得由人操作。為確保系統的安全可靠和系統輸出信息的真實正確，必須對現有的企業管理制度進行完善。

　　(三)加強對原始數據的實質性審計

　　企業經營部門、財務部門對原始數據的錄人關系到整個ERP系統數據庫所反映信息的及時性、真實性和完整性。盡管先進的ERP系統管理模式的作用不言而喻，但再先進、再健全的系統如果離開人也就無法運行，如倉庫驗收人庫材料時，運輸部門與倉庫計量人員串通一氣，截留部分材料私自出售，并以虛假數據填制材料入庫驗收單。遇到此類情形，非實質性審計就不能及時發現漏洞，假如一味依賴于計算機系統而忽視實質性審計，計算機系統人為的舞弊就很難發現，審計也就失去其意義。為了控制這種人為地舞弊，確保信息的質量，作為熟悉企業內情和具有專業技能的內部審計人員應主動調整工作思路，責無旁貸地參與到事前決策中來，對尚未實施的經濟事項進行事前審計，對其他部門實施的具體管理行為進行有效的事中控制，減少管理過程中弊端的發生，減少不必要的損失，主動地為管理層決策服務。

　　(四)創新計算機審計技術，大力開展聯網審計

　　網絡經營與網絡財會為開展聯網審計提供了前所未有的機遇。傳統的審計模式一般都是事后審計。ERP系統的應用及企業信息使用者對實時信息的迫切需求，使得企業能夠將財務報告發布時間縮至“零”天，真正體現高效性和及時性的實時在線連續審計應運而生。它可以實現審計工作的網絡化、數字化、智能化，能夠實現動態、遠程的實時審計，幫助審計部門進行動態預審和預控，從而能及時發現問題、解決問題，達到控制審計風險的目的。利用審計軟件可以進行遠程取證、數據挖掘分析、結果判斷、更多地關注電子實時系統內部控制活動的有效性。在取得在線審計的管理權限后，對網絡環境下的ERP系統實施動態、實時的信息采集，對數據庫信息進行模擬實驗和數據挖掘分析，尋找業務之間的內在經濟規律，并通過在線穿行測試了解交易流程，借助軟件系統的嵌入審計程序對系統數據處理的一些敏感環節進行實時動態的監控，并就有關項目和相關客戶數據庫發出電子詢證函，經對方確認后實現數據庫之間的自動比較，根據審查結果編制電子工作底稿，縮短審計結論、審計報告的生成周期，實現了審計信息的實時追蹤，這樣可以快速、準確地發現問題，有效堵住漏洞，從源頭上防范事故隱患。

　　(五)提高對審計人員的要求

　　要切實做好ERP環境下內部審計，必須提高內部審計隊伍的整體素質，審計人員不能停留在已有的知識和經驗上而固步自封、裹足不前。審計人員要注重知識的更新和知識面的擴展。內部審計人員必須是既懂ERP系統知識、又懂內部審計業務，能在ERP環境下獨立開展內部審計業務的高素質的復合型人才。審計人員不僅要有會計、審計、經濟、管理、法律等方面的知識，而且要掌握計算機、網絡、信息系統、Intemet和電子商務等多方面的現代知識技能。審計人員要了解網絡經營與網絡財會的特點和風險，掌握應有的控制及其審計方法，同時還要主動參與開發或協助開發各種審計軟件。隨著電算化會計信息系統開發技術的不斷提高和會計軟件的改版升級，審計人員必須在：工作中及時學習新知識、掌握新技能、研究新問題、創造新方法，不斷提高分析信息和利用信息的能力。由于ERP系統的高度集成和信息資源共享以及財會信息所具有的綜合性，進一步提高內部審計人員分析與利用財務信息的能力，對于提升財務信息系統的決策支持能力具有重要意義。

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