需求驅(qū)動型ERP系統(tǒng)選購的四大注意事項

　　注意事項一：需求之間的相互聯(lián)動。

　　筆者認為，雖然有些ERP系統(tǒng)是圍繞一個個需求所展開的。但是需求之間仍然存在著一些難以割舍的互動關(guān)系。如當銷售訂單審核之后，如何讓采購、物料、生產(chǎn)等相關(guān)部門知道這個訂單的存在;如對于預付性質(zhì)的銷售訂單與采購訂單，如何通過財務(wù)部門進行聯(lián)動控制等等。這些都涉及到部門與部門之間、用戶與用戶之間的聯(lián)動關(guān)系。如何需求之間沒有形成類似的聯(lián)動效應(yīng)，那么很顯然，部門之間的隔閡將無法通過ERP等信息化管理系統(tǒng)來消除。有時候，甚至還會加強。那么企業(yè)不是搬起石頭砸自己的腳嗎?

　　所以筆者認為，企業(yè)即使選購需求驅(qū)動型的ERP，也需要注意各個需求之間的聯(lián)動效應(yīng)。具體的來說，在購買的時候，要向?qū)Ψ绞矍白稍冾檰柎_認，當單據(jù)審核的時候，是否有一個通知的動作。如有些需求驅(qū)動型ERP會跟郵件系統(tǒng)結(jié)合。系統(tǒng)管理員可以指定， 當單據(jù)審核的時候，可以向指定的用戶發(fā)送郵件通知。如此的話，即使在流程上沒有關(guān)聯(lián)，但是至少可以通過郵件等通知手段來有機的把它們聯(lián)系在一起，形成需求之間的相互聯(lián)動。如果ERP系統(tǒng)有類似功能，則用戶在單據(jù)審核之后也不用一個個的去通知。系統(tǒng)會自動通過郵件的形式向用戶發(fā)送通告。

　　注意事項二：最好帶有流程自定義模塊。

　　有些ERP系統(tǒng)雖然在設(shè)計的時候是以需求為核心的，但是仍然會提供一個流程自定義模塊。用戶可以根據(jù)自己的需要，來定義企業(yè)業(yè)務(wù)的管理流程。如神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)就是以需求為驅(qū)動的。不過其還有一個工作流系統(tǒng)，能夠與之相集成。從而用戶可以根據(jù)自己的需要，將各自相互獨立的需求組合成一個管理流程。不過可惜的是，神州數(shù)碼的這個工作流系統(tǒng)需要另外獨立購買。

　　其實筆者從內(nèi)心來說，還是比較推薦那些流程驅(qū)動的ERP系統(tǒng)。它們往往在設(shè)計的時候都已經(jīng)體現(xiàn)了流程為核心的理念。對于那些喜歡需求驅(qū)動ERP的企業(yè)來說，筆者認為最好還是需要注意流程對ERP系統(tǒng)的作用。這主要是因為現(xiàn)在強調(diào)部門之間合作，有時候一個業(yè)務(wù)往往涉及到多個部門。如果沒有流程這個平臺，很難將它們有機的聯(lián)系在一起。如對于一些信用不好的客戶，企業(yè)可能會采取預收款的形式。這在ERP系統(tǒng)中就可能涉及到銷售、生產(chǎn)、財務(wù)、倉庫等多個部門。如對于預付性質(zhì)的銷售訂單，合理的處理思路是：當銷售訂單審核時，訂單會處在掛起的狀態(tài)。同時系統(tǒng)會自動生成一張收款性質(zhì)的單據(jù)，財務(wù)就會根據(jù)這張單據(jù)去判斷客戶是否付款。當客戶付款后，財務(wù)人員審核這張單據(jù)，才是銷售訂單才會正式審核。在此之前，采購、倉庫、生產(chǎn)是無法進行后續(xù)動作的，也就是說只能夠查詢而無法進行單據(jù)的操作，如生成采購計劃與生產(chǎn)計劃等等。要完成這一系列的動作與控制，則必須有流程的幫助。如果沒有流程在其中牽針引線，很難將它們有機的聯(lián)系在一起。由于涉及到的部門比較多，即使有上面的郵件通知功能，也可能會有疏漏。為此筆者認為，企業(yè)在選購ERP系統(tǒng)的時候，即使選擇的是需求驅(qū)動型的ERP系統(tǒng)，最好也要選購那些帶有流程自定義模塊的ERP軟件。以便將一些比較復雜的業(yè)務(wù)在流程平臺上進行整合。

　　注意事項三：即時通信工具必不可少。

　　對于一些流程驅(qū)動型的ERP系統(tǒng)，往往會有系統(tǒng)通知的功能。如用戶定義了一個訂單審核流程。當采購訂單輸入完畢后，用戶點擊"完成"按鈕。則系統(tǒng)會發(fā)一個系統(tǒng)通知給采購經(jīng)理。當采購經(jīng)理登陸系統(tǒng)后，就會看到這個通知消息。然后通過這個消息可以直接打開對應(yīng)的采購訂單，而不用再去采購模塊查找。查看無誤后審核，然后系統(tǒng)又會發(fā)一個反饋信息給采購員。這就是流程驅(qū)動型ERP不可替代的優(yōu)勢。

　　那么對于需求驅(qū)動型ERP來說，如何來實現(xiàn)類似的功能嗎?總不能夠沒完成一個訂單就電話通知吧?這顯然會憑空增加用戶的工作量。在這種情況下，可能一個即時通信工具就必不可少了。當用戶完成或者審核一張單據(jù)后，就可以直接通過即時通信工具來告知相關(guān)的當事人。

　　筆者以前給客戶實施過一個ERP項目，這個客戶選擇的就是需求驅(qū)動型的ERP系統(tǒng)。項目上線后，他們覺得郵件通知有點慢。因為有些用戶的話，郵件客戶端不是經(jīng)常打開，而且也不會經(jīng)常去查看郵件。這導致有些單據(jù)后續(xù)的處理工作無法及時完成。跟客戶溝通后，筆者建議他們上一個即時通信工具。不夠那時候由于他們的ERP系統(tǒng)還沒有自帶這個即時通信工具，筆者就建議客戶使用一個免費的開源軟件PSI。這個即時通信工具是開源的，可以運行在多個平臺上。而且還可以設(shè)置有消息時強制打開的功能。如當某個用戶發(fā)送消息時，對方這個消息窗口就會強制打開。從而保證用戶不會錯過任何一條消息。不過可惜的是，這個即時通信工具是跟ERP系統(tǒng)脫離的，沒有很好的集成。

　　筆者的意見是，企業(yè)選購需求驅(qū)動型ERP的時候(包括其它信息化管理軟件也是類似)，最好自帶有一個即時通信工具。如此的話，就可以跟系統(tǒng)的其他模塊整合。如可以設(shè)置，當單據(jù)審核之后，自動發(fā)消息給指定的用戶;還可以設(shè)置預警功能，當應(yīng)收帳款到期或者庫存數(shù)量低于安全庫存的時候，向用戶報警等等。這些功能都非常的時候。筆者以前負責神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)的時候，他們就帶有這個即時消息的工具。不過那時候還不成熟，沒有跟系統(tǒng)的其它模塊整合。到現(xiàn)在最新的版本，應(yīng)該已經(jīng)設(shè)計的不錯了。

　　總之對于需求驅(qū)動型的ERP，其最大的阻礙就在于溝通上。因為無法通過流程將相關(guān)的責任人聯(lián)系起來，無法形成一股合力。此時只有借租即時通信等工具，來加強他們彼此之間的溝通與協(xié)調(diào)。

　　注意事項四：承上啟下的功能模塊。

　　對于需求驅(qū)動型ERP，有時候還需要一些承上啟下的功能模塊。對對于入庫單到應(yīng)付帳款，這中間就需要一個功能模塊。筆者以前遇到過一款需求驅(qū)動型ERP系統(tǒng)，他們在設(shè)計的時候沒有這個承上啟下的功能模塊，操作起來就顯得很別扭。他們在生成應(yīng)付帳款的時候，有兩種方式。一是根據(jù)發(fā)票與應(yīng)付帳款去匹配入庫單，即先入好應(yīng)付帳款單據(jù)，然后再手工的在關(guān)聯(lián)入庫單據(jù)或者在入庫單據(jù)進行金額的分配。二是在入庫單上進行過賬作業(yè)，此時一張入庫單對應(yīng)一張應(yīng)付單據(jù)。這兩種方式，無論采用哪一種方式操作起來都比較麻煩。

　　而像易飛ERP那樣，如果采用承上啟下的過渡模塊就不一樣了。可以專門設(shè)置一個"生成應(yīng)付帳款"的過渡窗口。在這個窗口中可以選擇需要結(jié)帳的入庫單據(jù)，還可以設(shè)置需要合并成一張應(yīng)付帳款還是生成單獨的單據(jù)。然后按一下運行就可以根據(jù)用戶的需求產(chǎn)生對應(yīng)的應(yīng)付帳款。對于需求驅(qū)動型的ERP系統(tǒng)，這些承上啟下的功能模塊有時候是必不可少的。因為其不僅可以方便用戶的操作，而且還可以提供很好的靈活性。

　　總而言之，對于需求驅(qū)動型的ERP系統(tǒng)，其選擇的核心在于需求之間、用戶之間的溝通上。如果能夠?qū)⑦@個問題解決了，那么選型離成功又跨近了一大步。

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