面向業(yè)務(wù)流程――實(shí)施ERP后企業(yè)管理的變革

　　一、 建立面向業(yè)務(wù)流程的管理模式

　　國(guó)內(nèi)外企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)都表明，適當(dāng)?shù)貙?duì)企業(yè)原有的經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的改造與重組(BPR)，使企業(yè)結(jié)構(gòu)更符合當(dāng)今快速多變的市場(chǎng)需求，是信息化建設(shè)成功的保障。一般國(guó)有企業(yè)部門(mén)是按直線(xiàn)職能進(jìn)行劃分的，這就可能存在部門(mén)間機(jī)構(gòu)職能重復(fù)、職能交叉等問(wèn)題。在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是面向流程的，如何解決企業(yè)中現(xiàn)存的問(wèn)題呢?

　　拿企業(yè)的計(jì)劃部門(mén)來(lái)說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的計(jì)劃管理層次，受原有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和信息處理手段的影響，一般都是多層次的。企業(yè)越大計(jì)劃層次越多，這種多層次的計(jì)劃體制，存在信息溝通不及時(shí)，市場(chǎng)應(yīng)變能力弱等缺點(diǎn)�？陀^(guān)上手工計(jì)劃在一個(gè)層次上很難完成。

　　實(shí)施ERP后，生產(chǎn)計(jì)劃人員可以實(shí)時(shí)地掌握所需要的各種情況，不只是各分廠(chǎng)的計(jì)劃、生產(chǎn)信息，還包括采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)、設(shè)備、工具等所有相關(guān)信息。信息層層傳遞的情況已不復(fù)存在，這便給簡(jiǎn)化現(xiàn)有計(jì)劃層次提供了可能性。通過(guò)實(shí)施ERP，一個(gè)計(jì)劃部門(mén)就可以完成過(guò)去幾個(gè)部門(mén)、多個(gè)層次的計(jì)劃工作，提高了計(jì)劃效率，扁平了計(jì)劃層次。

　　眾所周知，組織機(jī)構(gòu)改革是ERP的核心和難點(diǎn)，很多企業(yè)實(shí)施ERP不成功，不能說(shuō)與之無(wú)關(guān)。是現(xiàn)有管理體制適應(yīng)ERP，還是ERP適應(yīng)現(xiàn)有管理?如果為了讓ERP適應(yīng)我們的管理習(xí)慣而大肆修改ERP標(biāo)準(zhǔn)流程，也是實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)。

　　我們認(rèn)為，ERP與BPR在實(shí)施過(guò)程中相結(jié)合是ERP項(xiàng)目成功的前提，如果企業(yè)感覺(jué)BPR改革力度太大推行有難度的話(huà)，我們可以先走BPT的道路。

　　BPT是Business Process Transformation的縮寫(xiě)，直譯是業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變，即先制定企業(yè)逐步改革的方案，然后選擇一套有柔性、可配置的ERP系統(tǒng)，支持企業(yè)逐漸地、平滑地進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革。在ERP實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)可堅(jiān)持"整體規(guī)劃，分步實(shí)施"，“先簡(jiǎn)單后復(fù)雜”的原則，逐步構(gòu)建面向業(yè)務(wù)流程的組織機(jī)構(gòu)和管理模式。

　　二、真正樹(shù)立客戶(hù)服務(wù)第一的理念

　　如果不使用ERP系統(tǒng)，所謂快速市場(chǎng)反映只能停留在口頭或低層次上，由于整個(gè)社會(huì)信息化的提高，商機(jī)無(wú)限的同時(shí)商機(jī)即逝，所以維護(hù)客戶(hù)服務(wù)除了要有過(guò)硬的產(chǎn)品，還要有快速的客戶(hù)響應(yīng)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)中，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)會(huì)在以下幾個(gè)方面暴露不足。

　　1.難以回答客戶(hù)特殊需求

　　隨著客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品要求的個(gè)性化，一般銷(xiāo)售人員很難立即回答諸多個(gè)性化的產(chǎn)品能否制造，往往需要找到相應(yīng)的技術(shù)人員才能回答，有時(shí)甚至需要組織一些技術(shù)人員討論，客戶(hù)只能長(zhǎng)時(shí)間等待。面對(duì)全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，市場(chǎng)反應(yīng)慢就已經(jīng)失去了商機(jī)。

　　一些企業(yè)為了解決這樣的問(wèn)題，往往采用一些所謂專(zhuān)家型的銷(xiāo)售人員。在企業(yè)信息化不健全的情況下，這是不得已的事情，一個(gè)企業(yè)把這么多的專(zhuān)家都放到銷(xiāo)售部門(mén)，無(wú)疑是人力資源的極大浪費(fèi)。

　　2.難以回答客戶(hù)交貨期

　　即使客戶(hù)要求的產(chǎn)品企業(yè)肯定能夠生產(chǎn)，客戶(hù)接著要問(wèn)：什么時(shí)候能交貨?在人工作業(yè)時(shí)銷(xiāo)售人員怎能及時(shí)知道當(dāng)前各廠(chǎng)的生產(chǎn)能力呢?某公司某季度超產(chǎn)30%，與此同時(shí)，合同遲交率也是30%。問(wèn)題就出現(xiàn)在沒(méi)有實(shí)時(shí)的信息支持!

　　3.難以制定有利的產(chǎn)品價(jià)格

　　產(chǎn)品價(jià)格人工定價(jià)時(shí)，往往只能制定一個(gè)定價(jià)原則或?qū)χ饕�產(chǎn)品定價(jià)，但是生產(chǎn)看似相差不多的產(chǎn)品，成本可能有很大差異。這些情況也不是銷(xiāo)售人員能夠完全了解的。結(jié)果造成應(yīng)該提價(jià)的產(chǎn)品，低價(jià)賣(mài)出，使企業(yè)造成損失。

　　4.難以回答客戶(hù)合同狀態(tài)

　　客戶(hù)需求的產(chǎn)品往往與自己正在進(jìn)行的項(xiàng)目有關(guān)，如果客戶(hù)關(guān)心自己合同的生產(chǎn)狀況，打電話(huà)找到銷(xiāo)售人員，銷(xiāo)售人員再打電話(huà)逐層問(wèn)到各生產(chǎn)廠(chǎng)，查到結(jié)果后，再逐層的反饋給客戶(hù)，即便這樣，信息可能還是不十分準(zhǔn)確�？蛻�(hù)急于了解合同進(jìn)度，就親自到廠(chǎng)里來(lái)催貨，甚至找到領(lǐng)導(dǎo)層。這樣的客戶(hù)服務(wù)，不用說(shuō)將來(lái)，今天也不能再忍受。

　　今天，ERP的實(shí)施提高了客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和快速響應(yīng)市場(chǎng)需求的能力。在ERP系統(tǒng)中，當(dāng)客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品有特殊要求時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)，質(zhì)量規(guī)范，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，判斷該產(chǎn)品是否可以生產(chǎn)，省略了人工合同評(píng)審的過(guò)程，使銷(xiāo)售人員回答客戶(hù)要求的時(shí)候像是地道的專(zhuān)家。

　　客戶(hù)關(guān)心交貨期，ERP系統(tǒng)提供不同規(guī)格下的動(dòng)態(tài)產(chǎn)能信息，銷(xiāo)售人員可以看到當(dāng)前及以幾個(gè)月后各規(guī)格產(chǎn)品的生產(chǎn)能力情況，因此，銷(xiāo)售人員可以很容易地回答合同交期情況。客戶(hù)一旦定貨，合同的執(zhí)行狀態(tài)也可以很容易地被查詢(xún)到。

　　客戶(hù)關(guān)心價(jià)格，銷(xiāo)售人員可以從系統(tǒng)中獲得該產(chǎn)品在一些特殊工藝要求下的成本信息，從而完成快速、準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。面對(duì)全球經(jīng)濟(jì)一體化這個(gè)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)只有對(duì)客戶(hù)提供差異化的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才可能是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的嬴家，ERP系統(tǒng)正是給客戶(hù)提供這一服務(wù)的基礎(chǔ)。

　　三、“產(chǎn)品質(zhì)量第一”真正得到保證

　　一個(gè)大企業(yè)，從原料供應(yīng)，到生產(chǎn)操作說(shuō)明和質(zhì)量檢測(cè)要求，盡管都有工藝文件傳遞，但環(huán)節(jié)多，人工填寫(xiě)，手工傳遞等，很難保證數(shù)據(jù)不出問(wèn)題，隨著用戶(hù)個(gè)性化需求越來(lái)越多，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)也越來(lái)越難以做到。

　　實(shí)施ERP后，生產(chǎn)計(jì)劃一旦下達(dá)，質(zhì)量計(jì)劃也跟著下達(dá)，各環(huán)節(jié)工藝質(zhì)量要求伴隨生產(chǎn)訂單，下達(dá)至各工序操作崗位，針對(duì)客戶(hù)特殊訂貨要求的一些檢驗(yàn)項(xiàng)目和生產(chǎn)注意事項(xiàng)，一并下達(dá)到各操作崗位，現(xiàn)場(chǎng)操作工人很容易按照工藝質(zhì)量要求進(jìn)行生產(chǎn)控制。

　　在生產(chǎn)過(guò)程中，凡是有質(zhì)量檢驗(yàn)點(diǎn)的工作中心，質(zhì)檢人員按照質(zhì)量規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在規(guī)定的工序進(jìn)行取樣活動(dòng)，對(duì)要求的檢驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行理化檢驗(yàn)，系統(tǒng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)值自動(dòng)進(jìn)行判定。

　　如果說(shuō)ISO 9000認(rèn)證是質(zhì)量體系管理規(guī)范的要求，那么ERP質(zhì)量管理流程就是把相應(yīng)的質(zhì)量規(guī)范和要求，通過(guò)系統(tǒng)落到了實(shí)處，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量控制環(huán)節(jié)質(zhì)的飛躍，使“產(chǎn)品質(zhì)量第一”的目標(biāo)真正得到了保證。

　　四、提升了成本核算和成本控制手段

　　在傳統(tǒng)成本計(jì)算中，成本核算對(duì)象一般到規(guī)格組距這個(gè)級(jí)別，同一產(chǎn)品不同生產(chǎn)批次的成本差異情況，由于核算方法的限制，不能進(jìn)行區(qū)分，對(duì)一些有特殊工藝要求的生產(chǎn)批次，其成本得不到如實(shí)的反映。

　　傳統(tǒng)成本計(jì)算中費(fèi)用分配方法也存在不足，目前企業(yè)中一般以產(chǎn)量、加工系數(shù)來(lái)分配所有間接費(fèi)用。

　　由于一些新產(chǎn)品特殊實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)費(fèi)很高，當(dāng)單純用產(chǎn)量作為費(fèi)用分配因子時(shí)，該費(fèi)用被分?jǐn)偟疆?dāng)期生產(chǎn)的每一種產(chǎn)品上，人為地將不同產(chǎn)品成本差異抹平了。這種成本核算方式，脫離了不同產(chǎn)品會(huì)有不同成本動(dòng)因，同一產(chǎn)品成本動(dòng)因也可能是多樣化的現(xiàn)實(shí)，產(chǎn)品成本的合理性和準(zhǔn)確性值得懷疑。

　　實(shí)施ERP后，我們可以從費(fèi)用產(chǎn)生的源頭入手，微觀(guān)反映生產(chǎn)的每一環(huán)節(jié)，反映費(fèi)用發(fā)生的前因后果，準(zhǔn)確識(shí)別恰當(dāng)?shù)某杀緞?dòng)因。在ERP系統(tǒng)中，生產(chǎn)定單是成本核算的最小單元，基于定單的投料、特殊檢驗(yàn)費(fèi)、外委加工費(fèi)等，都可以直接歸集到定單上，實(shí)現(xiàn)了特殊費(fèi)用直接歸集，其他一些間接費(fèi)用分配因素，如產(chǎn)品產(chǎn)量、產(chǎn)品復(fù)雜度，大型工具耗費(fèi)度、銷(xiāo)售訂單定貨批量等，都可以作為成本分配因子，用于產(chǎn)品間接費(fèi)用的分配。通過(guò)成本費(fèi)用直接歸集和成本動(dòng)因合理設(shè)置，提高了產(chǎn)品成本計(jì)算的準(zhǔn)確性和合理性。

　　通過(guò)實(shí)施ERP，成本核算實(shí)現(xiàn)了成本事前預(yù)知、事中控制和事后快速反映，為企業(yè)成本監(jiān)控和分析提供了及時(shí)，準(zhǔn)確的信息，使管理者在最短時(shí)間內(nèi)可以找到成本控制的重點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整管理策略，促進(jìn)資源的優(yōu)化配置。

　　五、實(shí)現(xiàn)高度集成的業(yè)務(wù)環(huán)境

　　ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、信息流和資金流的高度統(tǒng)一，集成了供應(yīng)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、質(zhì)量、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、設(shè)備等各流程業(yè)務(wù)，使企業(yè)信息資源得到了高度共享。

　　同時(shí)，ERP系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)為核心的系統(tǒng)。在流程的配置階段，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)就是環(huán)環(huán)相扣的，所有的業(yè)務(wù)流程配置必須以滿(mǎn)足財(cái)務(wù)要求為基本點(diǎn)，伴隨每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生，財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)生成。比如，當(dāng)采購(gòu)入庫(kù)活動(dòng)結(jié)束的時(shí)候，存貨自動(dòng)增加;隨著原料發(fā)出和操作匯報(bào)，生產(chǎn)成本也自動(dòng)產(chǎn)生;隨著產(chǎn)品發(fā)出，銷(xiāo)售收入和應(yīng)收賬款自動(dòng)記賬，銷(xiāo)售成本自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。高度集成的業(yè)務(wù)環(huán)境，大大提高了各項(xiàng)業(yè)務(wù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　高度集成的系統(tǒng)，要求所有的“交易”都要確保正確，就像銀行業(yè)務(wù)人員必須確保每筆業(yè)務(wù)正確一樣。比如在倉(cāng)庫(kù)流程中，出現(xiàn)一個(gè)錯(cuò)誤的入庫(kù)和出庫(kù)動(dòng)作就會(huì)影響倉(cāng)庫(kù)存貨，會(huì)影響財(cái)務(wù)賬目，會(huì)影響采購(gòu)計(jì)劃，會(huì)影響生產(chǎn)成本等等。由于物流、資金流和信息流的高度集成，業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，就必須用規(guī)范的方式去處理，因此ERP系統(tǒng)能約束、規(guī)范業(yè)務(wù)操作。

　　總之，企業(yè)通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部，建立了面向流程的管理模式，提高了客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量，提高了生產(chǎn)質(zhì)量環(huán)節(jié)控制力度，細(xì)化了成本管理，是企業(yè)強(qiáng)有力的管理工具。在企業(yè)外部，ERP系統(tǒng)與 SCM、 CRM結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商、客戶(hù)的信息交互，完成整個(gè)社會(huì)資源的整合。企業(yè)實(shí)施ERP，對(duì)企業(yè)加速信息化建設(shè)，提高管理手段和方法具有戰(zhàn)略意義。

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